Praksis/Dokumentasjon

Workspace

Workspace

Tenk på Workspace som et dedikert kontor du går inn i når du skal fokusere på én type arbeid. Det har sitt eget navn, sine egne instruksjoner, sitt eget status-skjema for oppgaver, og sin egen mappestruktur. Alt som skjer inne i rommet arver konteksten din – uten at du trenger å gjenta instruksjoner hver gang.

Hvorfor dette betyr noe

Uten struktur blir konteksten kaotisk. Hvis du blander fem ulike prosjekter i samme "rom", må du forklare konteksten på nytt hver gang. Workspaces gjør at:

  • Kontekst er konsistent – Alt som gjøres i rommet arver samme instruksjoner
  • Teamet jobber align – Alle i samme Workspace følger samme regler
  • Arbeidet er spørbart – Du kan lett finne alle oppgaver, alle dokumenter i ett rom
  • Skalering fungerer – Fra solo til fullt team, rommet holder struktur

En god Workspace reduserer kontekst-bytte og gjør AI-en smartere fordi den har klare grenser og regler.

Hvordan det fungerer

En Workspace har 4 komponenter

WORKSPACE: "Blog Articles"
├── Navn og beskrivelse
├── Smart Folders (mappestruktur med AI-instruksjoner)
├── Status-skjema (f.eks. Idé → Utkast → Review → Publisert)
└── Kontekst-arv (fra Prosjekt-nivå og oppover)

Komponent 1: Navn og Beskrivelse

Hver Workspace trenger:

  • Et klart navn – "Blog Articles", ikke "Content"
  • En beskrivelse – "Bloggartikler for direktørere innen tech", ikke "Alt innhold"

Navnet og beskrivelsen er det første AI-en ser. De setter rammene for hele rommet.

Komponent 2: Smart Folders

Smart Folders er en mappestruktur med AI-instruksjoner innebygd. Hver mappe kan ha:

Blog Articles/ (Workspace)
├── AI-instruksjon: "Skriv alltid SEO-optimiert"
├── Tone: "Profesjonell, men tilgjengelig"
│
├── Pillar Content/
│ ├── AI-instruksjon: "Søyleinnhold er 3000+ ord, grundig"
│ └── Status: Idé → Utkast → Research → Draft → Edit → Final
│
├── Quick Tips/
│ ├── AI-instruksjon: "Korte tips, 300-500 ord, actionable"
│ └── Status: Idé → Utkast → Final
│
└── Case Studies/ ├── AI-instruksjon: "Kundehistorier, format: Intro → Challenge → Solution → Results" └── Status: Idé → Interview → Draft → Review → Approved

Hvordan det fungerer:

  • Hver mappe har spesifikke instruksjoner for hva som skal gjøres der
  • Sub-mapper arver instruksjonene fra parent-mappen
  • Når du lager et dokument i en mappe, får det automatisk konteksten

Eksempel: Du oppretterer et Canvas-dokument i "Pillar Content/". Det arver:

  • "Skriv alltid SEO-optimiert" (fra root)
  • "Søyleinnhold er 3000+ ord, grundig" (fra Pillar Content)
  • "Profesjonell, men tilgjengelig" (tone fra root)

AI-en bruker alle disse instruksjonene automatisk.

Komponent 3: Status-skjema for Tasks

Hver Workspace har sitt eget status-skjema – en tilpasset liste over stater som oppgaver kan ha:

Eksempel 1 – Blog Workspace:

  • Idé (bare tanke)
  • Outline (struktur klar)
  • In Progress (blir skrevet)
  • Review (venter på feedback)
  • Revising (under revidering)
  • Ready to Publish
  • Published

Eksempel 2 – Client Project Workspace:

  • Backlog
  • To Do
  • In Progress
  • Blocked (venter på klient-input)
  • Review
  • Approved
  • Done

Eksempel 3 – Campaign Workspace:

  • Planning
  • Copy Writing
  • Design
  • Testing
  • Launch Ready
  • Live
  • Archived

Tenk på det som: Hver Workspace har sitt eget arbeidsflyting. Et bloggprosjekt og et klientprosjekt har ulike prosesser – status-skjemaet reflekterer det.

Komponent 4: Kontekst-arv

En Workspace arver kontekst fra:

  1. Organisasjon – team, merkevare, globale retningslinjer
  2. Prosjekt – klient-info, strategi
  3. Workspace selv – navn, Smart Folders, instruksjoner

Når du starter en Work Session i en Workspace, har AI-en tilgang til all denne konteksten.

Smart Folders i praksis

Lage en Smart Folder

  1. Opprett en mappe i Workspace: "Blog Articles" → "Pillar Content"
  2. Klikk på mappen, velg "Settings"
  3. Legg til AI-instruksjon: "Disse artiklene er grunnstammen i vår content-strategi. De skal være 3000+ ord, dypt recherchert, og dekke ett tema fullstendig."
  4. Legg til tone: "Autoritet, tillit, tilgjengelig" (arver fra Workspace)
  5. Legg til innholdsmal: "1. Intro → 2. Problem → 3. Solution → 4. Implementation → 5. Results"

Nå: Alle dokumenter opprettet i denne mappen får disse instruksjonene automatisk.

Arving av instruksjoner

Sub-mappes arver instruksjoner fra parent:

Blog Articles (root)
└─ AI: "SEO-optimiert", Tone: "Tilgjengelig" ├─ Pillar Content/ │ └─ AI: + "3000+ ord, grundig", Status: [specialized] │ ├─ AI arver: "SEO-optimiert", "3000+ ord, grundig" │ └─ Tone arver: "Tilgjengelig", legger til mer │ └─ Quick Tips/ └─ AI: + "300-500 ord, actionable" ├─ AI arver: "SEO-optimiert", "300-500 ord, actionable" └─ Tone arver: "Tilgjengelig", men mer casual

Hvis du endrer instruksjonen på root-nivå (Blog Articles), arver alle sub-mapper automatisk endringen.

Work Sessions innenfor Workspace

Når du starter en Work Session i en Workspace, arver økt automatisk:

  • Smart Folder-instruksjonene (hvis du arbeider i en spesifikk mappe)
  • Workspace-navn og -beskrivelse
  • Status-skjemaet for Tasks
  • Hele kontekst-kjeden oppover

Du trenger ikke å sette kontekst manuelt – den følger med.

Eksempel: Du starter Dialog i "Blog Articles → Pillar Content". AI-en vet:

  • Dette er søyleinnhold (3000+ ord)
  • Det skal være SEO-optimiert
  • Tonen skal være profesjonell men tilgjengelig
  • Og som en ekstra bonus: kundeinfo fra Prosjekt-nivå

Bruksområder

For ledergruppen

Du har en "Board Updates" Workspace. Den har:

  • Smart Folder: "Quarterly Reports" med instruksjon: "Fokuser på strategi, måloppnåelse og learnings"
  • Smart Folder: "Monthly Snapshots" med instruksjon: "Bullet points, key metrics, kort og actionable"
  • Status: Idé → Draft → Approved → Shared

Hvert møte, opprett en Task i riktig Smart Folder. AI-en bruker instruksjonene automatisk. Alle rapporter ser like ut og dekker samme tema.

For konsulenten

Du har en "Client Work – ABC Corp" Workspace. Den har:

  • Smart Folder: "Strategies" – "Rapport-format: Executive Summary → Findings → Recommendations"
  • Smart Folder: "Workshops" – "Workshop-notater: Agenda → Insights → Decisions → Next Steps"
  • Smart Folder: "Deliverables" – "Alt som leveres til klient"
  • Status-skjema: Draft → Client Review → Final → Delivered

Hele prosjektet lever i ett Workspace. Alt er strukturert. Klienten forstår prosessen.

For scale-up teamet

Du har "Content 2024" Workspace. Den har:

  • Smart Folders per format: Blog, Newsletter, Social, Case Studies
  • Tone of voice som arves til alle formater
  • Status-skjema: Backlog → Assigned → In Progress → Review → Published
  • Hver mappe har egne instruksjoner – f.eks. Newsletter: "Kortere, mer casual, call-to-action i slutten"

Hele teamet jobber i samme Workspace. Alle følger samme struktur. Innholdet blir konsistent selv når mange skriver.

Tips

Tips: Lag Workspaces basert på type arbeid, ikke på dato. En "Q1 2024"-Workspace er dårlig. En "Product Research"-Workspace er bra.

Tips: Smart Folders = kontekst på automatikk. Jo mer spesifikk instruksjon hver mappe har, jo bedre blir AI-ens output.

Tips: Status-skjemaet skal matche hvordan ditt team faktisk jobber. Ikke kopier andres – lag ditt eget.

Tips: En Workspace kan ha både arbeid du gjør (Canvas, Dialog) og oppgaver du delegerer (Tasks). Bruk begge.

Merk: Smart Folders-instruksjoner blir sterkere jo lengre ned i hierarkiet du går. En instruksjon på root overrides av en spesifikk instruksjon i sub-mappen.

Vanlige spørsmål

Hvor mange Workspaces trenger jeg? Tommelfingerregel: En Workspace per "type arbeid" eller "område". Hvis ledergruppen lager "Board Updates" og "Strategic Planning", det er to Workspaces. Hvis du har to kunder, det er to Workspaces (eller ett med Smart Folders for hver kunde).

Kan jeg flytte dokumenter mellom Workspaces? Ja. Dokumentet vil da arve den nye Workspace-konteksten. Bruk "Move" eller "Copy" basert på behovet.

Hva skjer hvis jeg endrer Smart Folder-instruksjonene? Nye dokumenter får den nye instruksjonen. Eksisterende dokumenter påvirkes ikke – de "fryses" med instruksjonene de fikk da de ble laget.

Kan jeg dele en Workspace med teamet? Ja. Hele teamet kan jobbe i samme Workspace, arve samme instruksjoner, og bruke samme status-skjema. Permissions styres på Prosjekt-nivå.

Hva er forskjellen på Workspace og Smart Folder? En Workspace er et nivå som holder navn, status-skjema, og første-nivå instruksjoner. En Smart Folder er en mappe innenfor Workspace som arver og spesifiserer instruksjonene videre.

Må jeg bruke Smart Folders? Ikke obligatorisk, men sterkt anbefalt. Smart Folders lar deg ha ulike instruksjoner for ulike typer arbeid – uten å måtte forklare det hver gang.

Hvor detaljert skal instruksjonene være? Detaljert nok til at AI forstår konteksten, men ikke så detaljert at du må endre dem hver gang. Eksempel: "Skriv på norsk, SEO-fokusert" er godt. "Skriv på norsk, SEO-fokusert, 2000-2500 ord, 3 hovedpunkter, konklusjon med CTA" er veldig spesifikt – det kan du gjøre, men da er det mindre fleksibilitet.

Kan en Task høre til flere Workspaces? Nei, en Task er alltid i én Workspace. Men en Work Session kan referere til Tasks fra flere Workspaces hvis du må.

Neste steg

  • Production Oversikt – Se hvordan Workspace passer inn i det større hierarkiet
  • Work Sessions – Start en sesjon i din Workspace
  • Dialog – Samtale med AI mens du er i Workspace
  • Canvas – Skriv dokumenter med Smart Folder-kontekst
  • Tasks – Organiser arbeid innenfor Workspace
ForrigeWork Sessions
NesteSignals